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Tout savoir sur le Portefeuille Projets et sa gestion

Lorsque j’ai découvert le métier de PMO, j’ai, en même temps, découvert le terme « Portefeuille Projets » traduction de « Projects Porfolio ». Après plusieurs mois en tant que PMO, je n’avais toujours pas saisi ce que c’était ! Aujourd’hui, je me dis qu’après 11 ans de PMO, je peux tenter de retranscrire ma compréhension de ce terme.

Sans avoir fait de sondage, je sais que le Portefeuille Projets représente, pour la majorité des personnes, l’ensemble des projets en cours. Oui, mais comment cela se matérialise ?

Quels outils soutiennent cette pratique ?


L’objet de base : le Projet


Cela semble évident, mais le Projet est bien sûr l’élément de base. Je ne parle pas de Produit, afin de rester dans le sujet (car on peut mixer des Projets et des Produits dans un Portfolio, mais on en parlera une autre fois). L’objectif d’un Portfolio est de présenter l’ensemble des projets. Mais sous quelle forme ?


Les Attributs d’un Projet


Avant de parler de présentation, nous allons étudier la notion d’attributs. Un « objet » peut avoir plusieurs attributs, donc, un projet aussi. J’ai personnellement divisé les attributs d’un projet en deux catégories : les attributs fixes et les attributs variables.

Les attributs fixes sont ceux qui ne vont pas évolués dans le cycle de vie du projet, ou de manière exceptionnelle. Voici quelques exemples :

- Le libellé du projet

- La description courte du projet

- Son code (code projet ou code budgétaire ou code lié à un référentiel des projets)

- Son inscription dans quelque chose de plus global (programme, stream, plan de transformation)

On peut définir encore de nombreux attributs fixes : sponsor, chef de projet business ou IT…etc

Les attributs variables que l’on peut encore diviser en catégorie : attribut temporel, attribut financier…etc Quelques exemples :

- Phase en cours

- Date de début et de fin de la phase en cours

- Prochain jalon / prochaine phase

- Budget global

- Budget de la phase en cours

- Consommé


Les attributs fixes sont souvent les plus simples à obtenir et nécessite peu d’actions pour les entretenir. Les attributs variables sont souvent le « nerf de la guerre » des PMOs et représentent un véritable enfer à mettre à jour.


Merci pour toutes ces informations, mais c’est quoi un Portfolio ? (en effet, je n’ai toujours pas répondu)


Un Portfolio n’est rien d’autre qu’une base de données, les données ayant pour objet l’ensemble des attributs des projets de ce Portfolio. Si on parle de « format », un Portfolio est basiquement un tableau, avec les projets en ligne et les attributs en colonnes !


Mais alors, c'est simple. Pourquoi m'encombrer d'un PMO ?

Car la liste des attributs et leur définition ne sont pas simples à décrire, dans votre contexte. Parfois, il est nécessaire de mener des actions complexes par ailleurs, afin de lister des attributs « réalistes » : des attributs qui sont compris, utilisés et mis à jour via des processus clairement identifiés. Qui dit « processus », dit ressources humaines, management, rôles, voir fiche de poste. Un Portfolio pauvre en attribut sera peu pertinent et ne produira aucun indicateur utile.


Prenons l’exemple d’un navire : il est plus facile de naviguer (en eaux troubles et dans une tempête) en ayant connaissance de nombreux paramètres (paramètre du navire lui-même – vitesse, direction…etc, mais aussi des paramètres externes – vitesse du vent, météo précise, obstacles) plutôt qu’avec deux paramètres, et qui plus est, dont l’exactitude pose question.

Vous comprenez désormais que derrière ce tableau simple en apparence, se cache une jungle. Et pour transformer cette jungle en jardin à la française, il va falloir remonter les manches (et s’équiper d’une cellule PMO).


Prenons le chemin dans l’autre sens désormais :

1) La structuration d’un projet (son cycle, ses éléments) est issue de la méthodologie projet. Sans cela, les attributs d’un projet ne seront pas « collectables », « uniformes », voir « pertinent » (car sujet à interprétation)

2) Les attributs d’un projet sont issues des ressources qui pilotent et alimentent les projets. Donc, sans processus clair, sans formation et accompagnement, les attributs ne seront pas « collectables », « uniformes », bref, vous connaissez la suite !

3) Plus l’outil qui supporte le Portfolio est intégré dans les processus, plus l’outil est simple à mettre à jour, plus le Portfolio sera pertinent, voir puissant


Quel est la valeur ajoutée d’un Portfolio efficient ?


Un Portfolio efficient, est un Portfolio à jour avec des données qui reflètent la réalité. Un Portfolio puissant, est un Portfolio qui va produire régulièrement des indicateurs (des groupes d’attributs ou des calculs à base d’attributs numériques) ou des graphs qui vont permettre de piloter la performance globale des projets de votre Portfolio. En résumé, à naviguer en eaux troubles et pendant une tempête !

Un Portfolio efficient et puissant va permettre de vérifier que la stratégie est appliquée sur le terrain, mais aussi de mener des actions préventives ou correctives afin d’aider les projets en difficultés.


Quel outil pour matérialiser ce Portfolio ?


Ce passage pourrait faire l’objet d’un autre article. Je vais résumer :

- Excel est souvent l’outil du premier Portfolio d’une organisation. Rien de mieux qu’un tableur pour réaliser un tableau, n’est-ce pas ?

- Excel « online » : moins complet que l’Excel « bureau », mais pratique s’il permet la modification simultanée, car un Portfolio est sensé vivre avec l’aide de tous les contributeurs, et pas seulement le pauvre PMO (qui court après tout le monde avec son bâton de pèlerin pour avoir des données à jour)

- Outil de base de données : je ne vais pas les lister, mais un outil de ce type peut complexifier l’accès au Portfolio

- Outil de base de données, avec écran d’alimentation et écran de restitution : on s’approche d’un outil de PPM, mais « fait maison »

- Outil de PPM : c’est la Rolls des outils de Portfolio. Sa mise en place est un projet de transformation à lui tout seul, mais le jeu en vaut la chandelle (et pensez à votre PMO qui va enfin pouvoir déposer son bâton de pèlerin)

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